Qué son las actas de las reuniones?
Las actas de reunión son notas que se registran durante una reunión. Destacan los temas clave que se debaten, las mociones que se proponen o votan y las actividades que se llevan a cabo. El acta de una reunión suele ser redactada por un miembro designado del grupo. Su tarea consiste en dejar constancia exacta de lo ocurrido durante la reunión.
Pasos para el registro de las actas de reunión
Hay cinco pasos principales para registrar las actas de una reunión. Son:
Planificación previa
Si la reunión está bien planificada de antemano, la redacción del acta será mucho más fácil. El presidenteCEOA CEO, abreviatura de Chief Executive Officer, es la persona de mayor rango en una empresa u organización. El director general es el responsable del éxito general de una organización y de la toma de decisiones de la alta dirección. Lea una descripción del trabajo y el secretario o el redactor de actas deben colaborar para determinar el orden del día de la reunión de antemano. Por ejemplo, la persona que registra las actas podría trabajar con el presidente para redactar un documento que sirva de orden del día y proporcione el formato de la reunión.
Orden del día de la reunión
Si’s posible que el presidente y el secretario se reúnan y presenten un borrador, entonces’El secretario debe obtener una copia del orden del día antes de que comience la reunión. El orden del día de la reunión le servirá de guía para tomar notas y preparar el acta. Además, el orden del día incluye otros detalles que deben incorporarse al acta. Incluyen:
Expectativas
Cuando se elige a una persona como redactor de actas, ésta’s importante que sepan lo que se espera de ellos. Por lo tanto, la persona debe acercarse al presidente del comité y preguntar cuál será su papel en la reunión. Por ejemplo, si en la reunión se van a proponer mocionesVoto por delegaciónUn voto por delegación es la delegación de la autoridad de voto en un representante en nombre del titular original del voto. La parte que recibe la autoridad para votar se conoce como el Apoderado y el titular original de los votos se conoce como el Mandante. El concepto es importante en los mercados financieros y, en particular, con las empresas públicas, el miembro designado debe preguntar si debe incluir los nombres de los que proponen las mociones y los que las secundan.
Qué incluir en el acta de la reunión
Antes de registrar cualquier detalle, el registrador de actas designado debe familiarizarse con el tipo de información que debe registrar. Es posible que un grupo utilice un formato específico para registrar las notas pero, en general, el acta de una reunión suele incluir los siguientes detalles:
El proceso de redacción de actas de reuniones
Al finalizar la reunión, la persona encargada de redactar el acta debe disponer de todos los recursos necesarios para redactarla de forma clara y presentable. Aquí tienes algunos consejos a tener en cuenta:
Distribución del acta de la reunión
Una vez que el secretario termine de redactar el acta, él’s que las comparta con los miembros del grupo. Se pueden compartir en línea o a través de la nube. Teniendo en cuenta que las actas y otros tipos de documentos pueden conllevar mucho papeleo, puede ser preferible utilizar un método de intercambio sin papel.
Por ejemplo, si el redactor de las actas utiliza Microsoft Word, que no ofrece la posibilidad de compartirlas en línea, podría considerar la posibilidad de utilizar Google Docs, que ofrece la posibilidad de compartir documentos en línea con otros usuarios.
El grabador también debe guardar una copia del acta de la reunión para futuras consultas. La mayoría de las empresas almacenan sus actas en línea – ya sea en Google Docs o OneDrive.
Puntos clave
Las actas de las reuniones son importantes porque se utilizan para documentar las cuestiones clave planteadas durante una reunión. Por ejemplo, un acta eficaz puede indicar los enfoques que se propusieron para resolver un problema concreto y la razón principal por la que los miembros eligen un método en lugar de otro.
El acta de la reunión se puede registrar manualmente o en un dispositivo electrónico como un portátil o un iPad. Después de la reunión, el secretario de actas revisa el acta y la corrige si es necesario. El acta de la reunión se comparte con los participantes del grupo. Además de distribuirlas, las actas se guardan para futuras consultas.
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