Qué es el Ciclo de Adquisiciones y Pagos?
El Ciclo de Adquisiciones y Pagos (también denominado Ciclo PPP de Compras, Acreedores y Pagos) se compone principalmente de dos clases de transacciones. La primera clase es la de adquisición. El asiento típico para esta clase de transacciones es un débito en el inventarioInventarioEl inventario es una cuenta de activo circulante que se encuentra en el balance, que consiste en todas las materias primas, trabajos en curso y productos terminados que un o un gasto y un crédito a las cuentas por pagarCuentas por pagarLas cuentas por pagar son un pasivo incurrido cuando una organización recibe bienes o servicios de sus proveedores a crédito. Las cuentas por pagar son. La afirmación de la clasificación es muy importante en este escenario porque hay muchos débitos posibles que pueden cumplir con el asiento.
La segunda clase de transacciones en el ciclo de adquisición y pago es la clase de desembolsos de efectivo. El asiento típico de esta clase es simplemente un débito en las cuentas por pagar y un crédito en el efectivo. En definitiva, este ciclo consiste principalmente en incurrir en cuentas por pagar y pagar esas cuentas por pagar con efectivo.
Funciones empresariales típicas y documentos importantes
Aunque muchas empresas siguen diferentes procesos internos y utilizan métodos electrónicos, el siguiente diagrama de flujo es un proceso empresarial típicoCiclo de vida de la empresaEl ciclo de vida de la empresa es la progresión de un negocio en fases a lo largo del tiempo, y se suele dividir en cinco etapas en el ciclo de adquisición y pago.
El proceso suele comenzar con una solicitud de compra que genera un empleado de la empresa. La solicitud de compra es un documento que describe el producto necesario y la cantidad requerida. El documento se envía al departamento de compras que genera una orden de compra. La orden de compra enumera el producto a comprar, la cantidad a pedir y el precio que la empresa está dispuesta a pagar.
Normalmente, los empleados sólo pueden comprar a un proveedor autorizado’Lista de pedidos. Una vez que los bienes pedidos han sido recibidos por el siguiente departamento, la empresa emite un informe de recepción. El informe debe conciliarse con la orden de compra y se envía al equipo de cuentas por pagar del departamento de contabilidad. En este caso, el empleado concilia la mercancía recibida con la factura del proveedor, y se registra el asiento en cuentas por pagar. Por último, el pago es procesado por la tesorería, y el efectivo se paga efectivamente.
Metodología general de los ciclos de auditoría
Al auditar los ciclos de diferentes empresas, el enfoque típico es
Controles internos importantes para las adquisiciones y los desembolsos
Recuerde que para las clases de transacciones, hay cinco afirmaciones aplicables: corte, clasificación, integridad, ocurrencia y exactitud.
El control interno relativo a la afirmación de ocurrencia consiste en que cada compra vaya acompañada de los documentos justificativos necesarios, como la solicitud de compra, la orden de compra, el informe de recepción y el proveedor’s factura. Sin estos documentos, una compra no puede “se producen” y, por tanto, no deberían haberse registrado. Otros controles incluyen las aprobaciones de las órdenes de compra por parte de personal de mayor nivel, la cancelación de documentos una vez que se ha registrado/contabilizado una transacción y la aprobación de cualquier cambio en el proveedor’Lista de precios.
En cuanto a la afirmación de integridad, las órdenes de compra y los informes de recepción suelen estar previamente numerados y contabilizados. Si un número se ha registrado dos veces o falta un número en la lista, será fácil averiguar el problema.
Por último, en lo que respecta a la afirmación de la clasificación, algunos controles incluyen la aprobación adecuada de un supervisor para los asientos del diario, una lista/un cuadro de cuentas adecuado con descripciones de cada una, y la comparación de los saldos con los importes presupuestados. En cuanto a los desembolsos de efectivo, los controles importantes son principalmente la segregación de funciones y las conciliaciones bancarias frecuentes.
El auditor’s Función
Los procedimientos analíticos sustantivos suelen ser el análisis de tendencias y ratios frente a los datos del sector, los datos del año anterior y los resultados esperados. Los procedimientos analíticos sustantivos suelen ser suficientes y adecuados como pruebas de auditoría porque los importes no son significativos y muy a menudo se trata de saldos relativamente triviales, como los gastos generales y administrativos.
Sin embargo, en el caso de cuestiones contables más complejas y con más criterio en lo que respecta a los gastos legales, las reparaciones, los gastos de mantenimiento y los gastos de arrendamiento, por ejemplo, los auditores querrán obtener más garantías y realizar pruebas de los detalles de los saldos.
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