Qué es el ciclo de ventas y cobros?
El ciclo de ventas y cobros, también conocido como ciclo de ingresos, cuentas por cobrar y cobros (RRR), se compone de varias clases de transacciones. La clase de ventas y la clase de cobros de las transacciones son los asientos típicos que cargan las cuentas por cobrarCuentas por cobrarLas cuentas por cobrar (AR) representan las ventas a crédito de una empresa, que aún no han sido cobradas a sus clientes. Las empresas permiten y acreditan los ingresos por ventas, y cargan el efectivo y acreditan las cuentas por cobrar, respectivamente. Son el registro de las ventas y el cobro en efectivo de la venta.
Además, hay otras clases de transacciones en el ciclo de ventas y cobros que incluyen las devoluciones de ventas y las provisiones (débito de devoluciones de ventas, crédito de cuentas por cobrar), las cancelaciones de cuentas por cobrar incobrables (débito de provisión para cuentas dudosas, crédito de cuentas por cobrar) y los gastos de deudas incobrables (débito de gastos de deudas incobrables y crédito de provisión para cuentas dudosas). Nos centramos aquí en los asientos más comunes.
Funciones empresariales importantes y documentos relacionados
Aunque muchas empresas siguen procesos internos diferentes y utilizan métodos más electrónicos, el siguiente diagrama de flujo es un proceso empresarial típico en el ciclo de ventas y cobros.
El proceso suele comenzar cuando un cliente se acerca a la empresa y presenta una orden de compra de cliente. El departamento de ventas recibe el documento y prepara un pedido de venta que luego se envía al departamento de crédito para una comprobación de crédito. Recuerde que los vendedores no realizarán comprobaciones de crédito porque su posición como vendedores puede influir en su sesgo a la hora de tomar decisiones de crédito sobre los clientes. Esta separación se denomina segregación de funciones.
Una vez que el departamento de crédito aprueba al cliente y el pedido, la orden de venta se envía al departamento de envíos, que generará un documento de envío, también conocido como conocimiento de embarque o carta de porte. El pedido de venta aprobado y el documento de envío se envían al empleado de cuentas por cobrar, que genera una factura de venta y realiza el asiento necesarioGuía de asientos contablesLos asientos contables son los componentes básicos de la contabilidad, desde la presentación de informes hasta la auditoría de los asientos contables (que consisten en débitos y créditos).
Por último, una vez que se recibe el efectivo del cliente, la contabilidad o la tesorería registran el abono a la caja y cargan el saldo en las cuentas por cobrar.
Controles internos para la clase de transacciones de ventas
Recuerde que para las clases de transacciones, hay cinco afirmaciones aplicables: corte, clasificación, integridad, ocurrencia y exactitud. Un control interno relativo a la afirmación de ocurrencia es que cada transacción de ventas está respaldada por los documentos necesarios, como la orden de venta aprobada, los documentos de envío y la facturaPlantilla de factura (Word)Esta plantilla de factura (word) le servirá de guía al crear facturas de ventas para mantener el registro de las transacciones..
Otros controles internos de la empresa incluyen la exigencia de aprobación para la venta de productos a nuevos clientes, el envío de extractos mensuales a los clientes, el seguimiento independiente de las reclamaciones recibidas y la revisión de los informes de excepción que incluyen transacciones de ventas grandes o inusuales.
En cuanto a la afirmación de integridad, los documentos de envío suelen estar numerados previamente de forma secuencial, de modo que cualquier transacción duplicada o que falte pueda contabilizarse adecuadamente. La comprobación de que la transacción de venta se ha producido realmente suele implicar una prueba retrospectiva. Esto significa que el auditor examinará primero los estados financieros/el libro mayor y rastreará la venta hasta sus documentos de origen para ver si son auténticos.
La comprobación de integridad, sin embargo, es lo contrario. El auditor partirá de los documentos fuente y confirmará si todas las transacciones están completamente registradas en el libro mayor.
Controles internos de las entradas de caja
Algunos controles internos para la clase de cobros incluyen la segregación de funciones entre el encargado de la caja y el encargado de los registros, y las conciliaciones bancarias mensuales. Estos dos controles se refieren principalmente a la afirmación de ocurrencia. En cuanto a la afirmación de integridad, los extractos mensuales de los clientes son un fuerte control, así como el uso de facturas de remesas o pre-listas de efectivo, y la conciliación de los documentos con los recibos de depósito.
Confirmaciones como pruebas de detalles de saldos
Recuerde que las pruebas sustantivas comprenden procedimientos analíticos sustantivos y pruebas de detalles de saldos. Los procedimientos analíticos incluyen análisis de tendencias y ratios y, en el caso de las cuentas por cobrar, suele incluir el análisis de las cifras de rotación de cuentas por cobrar o el número de días de ventas en cuentas por cobrar y sus tendencias y relación con las cifras del sector.
Las pruebas de detalle de los saldos de las cuentas por cobrar son más comúnmente confirmaciones. Incluyen las cartas de confirmación enviadas a los clientes para verificar si el saldo en el libro de contabilidad es correcto. Hay dos tipos de confirmaciones: positivas y negativas.
| Positivo | Negativo | ||
|---|---|---|---|
| Tipo A | Tipo B | ||
| Solicita que el cliente responda si el saldo es correcto o no | Pide al cliente que indique la cantidad que debe en una fecha determinada (i.e. rellenar el espacio en blanco) | Solicita que el cliente responda sólo si no está de acuerdo con la cantidad indicada en la carta | |
| Solicita que el cliente responda si el saldo es correcto o no Enfoque más común, suele tener una mejor tasa de respuesta |
Pruebas de mayor calidad, pero suelen tener una tasa de respuesta más baja | Pruebas de menor calidad que las confirmaciones positivas |
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