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Formas de reducir el tamaño del archivo de Excel
1. Eliminar hojas de trabajo, datos y fórmulas innecesarias
El número de hojas de trabajo y la cantidad de datos contenidos en un archivo de Excel están directamente relacionados con el tamaño del archivo. Eliminar las hojas de trabajo y los datos innecesarios es la forma más sencilla y eficaz de reducir el tamaño del archivo de Excel.
Convertir las fórmulas innecesarias en valores también ayuda a desinflar el tamaño del archivo. Esto puede hacerse copiando las celdas seleccionadas y pegándolas como “Valores” bajo el botón “Opciones de pegado” pestaña. El atajo para este paso es Ctrl + Alt + V + V.
Los modelos financieros deben ser dinámicos y adaptarse a los cambios en las entradas. Por lo tanto, es importante identificar si el número de la celda está sujeto a entradas o cambios de suposición antes de convertir la fórmula en un valor fijo.
2. Eliminar el formato
Aunque los formatos como los resaltados, los bordes y el formato condicional mejoran la visualización de una hoja de cálculo de Excel, también inflan el tamaño del archivo.
Puede utilizar la función “Borrar formatos” en la pestaña “Editar” en la sección “Inicio” para borrar los formatos de las celdas seleccionadas.
Para borrar el formato condicional, puedes utilizar la pestaña “Borrar reglas” del botón “Sección de estilos” en la misma pestaña.
3. Eliminar el Pivot Cache
Excel creará automáticamente una caché dinámica que contiene una réplica de la fuente de datos original cuando una tabla dinámicaGuía de tablas dinámicas de ExcelUna tabla dinámica le permite organizar, ordenar, gestionar y analizar grandes conjuntos de datos de forma dinámica. Las tablas dinámicas son una de las características de Excel’Una tabla dinámica permite organizar, ordenar y analizar grandes conjuntos de datos de forma dinámica. Cualquier cambio realizado en la tabla dinámica no está directamente conectado a los datos de origen, sino a la caché dinámica. Eliminar los datos duplicados antes de guardar ayuda a reducir el tamaño del archivo.
Una forma es eliminar la Caché Pivotante manteniendo los datos de origen. Esto puede hacerse desmarcando “Guardar los datos de origen con el archivo” en la sección “Datos” pestaña en “Opciones de PivotTable.” Puede comprobar “Actualizar los datos al abrir el archivo” bajo la misma pestaña para permitir que Excel general automáticamente un Pivot Cache cuando el archivo está abierto o refrescar la tabla pivotante manualmente.
Otra forma mucho más sencilla es eliminar los datos de origen manteniendo la caché de la tabla dinámica. El conjunto de datos original puede regenerarse haciendo doble clic en el botón “Total general” en la tabla dinámica.
4. Guardar en formato binario (.xlsb)
Los archivos de Excel suelen guardarse en formatos XML (.xlsx o .xlsm) sin especificar. Elegir el formato binario (.xlsb) mientras se guarda el archivo puede reducir drásticamente el tamaño del mismo.
Sin embargo, el formato binario tiene algunas limitaciones. El formato binario no muestra si el archivo contiene una macro, lo que puede conllevar algunos riesgos y un mal funcionamiento. Otra limitación del formato binario es que Power QueryPower QueryPower Query es una herramienta de Microsoft Excel que simplifica el proceso de importar datos de diferentes archivos de origen y ordenarlos en una hoja de Excel. no puede leer los datos de la misma.
Además, a diferencia del formato XML, el formato binario no es legible en código abierto. Por lo tanto, el formato XML es más utilizado ya que se adapta mejor a otras herramientas de terceros. Por lo tanto, guardar en formato binario no suele ser la primera opción cuando el tamaño del archivo no es demasiado grande.
5. Comprimir el archivo
La compresión del documento en un archivo zip suele reducir el tamaño del archivo en un 10%-15%. Aunque este método extraño no acelera la hoja de cálculo de Excel, facilita mucho el uso compartido del documento. Esto puede hacerse haciendo clic con el botón derecho del ratón en el archivo de Excel y eligiendo “Carpeta comprimida (zip)” en el apartado “Enviar a” pestaña.
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