Cómo registrar los pagos en la contabilidad – El proceso de las cuentas por pagar

Cómo registrar los pagos en la contabilidad?

El registro de los pagos en la contabilidad puede denominarse “cuentas por pagar,” que significa la cantidad total que una determinada empresa debe a empresas o proveedores por productos o servicios. Además, el saldo de las cuentas por pagar se refleja en el balanceBalance SheetEl balance es uno de los tres estados financieros fundamentales. Los estados financieros son clave tanto para la modelización financiera como para la contabilidad., específicamente en la sección de pasivo corriente, e incluye todas las facturas que deben ser pagadas.

Por ejemplo, una empresa que acaba de comprar su material de oficina a la empresa B y ha recibido una factura de 500 dólares debería registrar el importe en su libro auxiliar de cuentas por pagar y pagarlo en la fecha de vencimiento o antes, para mejorar su flujo de caja y evitar las multas por retraso.

Cuentas por pagar frente a. Cuentas por cobrar

Las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar son conceptos contables utilizados en la contabilidad por devengo para registrar las transacciones cuando no se intercambia efectivo. Cuentas por pagarCuentas por pagarEs un pasivo en el que se incurre cuando una organización recibe bienes o servicios de sus proveedores a crédito. Las cuentas por pagar son registradas por una empresa cuando adquiere bienes y servicios a crédito y realizará el pago en un período futuro. Las cuentas por pagar se consideran pasivos corrientes de la empresa.

Cuentas por cobrarCuentas por cobrar representa las ventas a crédito de una empresa, que aún no han sido cobradas a sus clientes. Las empresas permiten lo contrario, ya que es cuando una empresa registra la venta de sus bienes o servicios a otra pero aún no ha cobrado ningún fondo. Las cuentas por cobrar se consideran activos corrientes de la empresa de registro.

Ejemplo de cómo registrar el pago en la contabilidad

Digamos que’s supongamos que una empresa llamada Bags Unlimited ha vendido 100 bolsas de nylon a la empresa B, y ambas empresas han acordado una fecha de pago determinada. Bags Unlimited envía su facturaDocumentos fuenteEl rastro de papel de las transacciones financieras de una empresa se conoce en contabilidad como documentos fuente. Si los cheques se escriben para ser y escribe la fecha de vencimiento como el 15 de diciembre, según lo acordado por ambas partes. La empresa B registra la transacción como una cuenta por cobrar mientras que la empresa B la registra como una cuenta por pagar.

Las cuentas por pagar son un débito o un crédito?

La pregunta anterior confunde a algunos debido a la terminología utilizada en contabilidad. Por ejemplo, las cuentas por pagar se consideran una deuda de una empresa porque implican la compra de bienes a crédito. Sin embargo, en la contabilidad por partida doble, un aumento de las cuentas por pagar se registra siempre como un crédito.

El saldo acreedor de las cuentas por pagar representa el importe total que la empresa debe a sus proveedores. Una vez que se recibe la factura, se registra el importe adeudado, lo que eleva consecuentemente el saldo acreedor.

Cuando se paga la factura, el importe se registra como débito en la cuenta de cuentas por pagar; de este modo, se reduce el saldo acreedor. Cuanto más altas sean las cuentas por pagar, mayor será su saldo acreedor, y cuanto más bajas sean las cuentas por pagar, menor será su saldo acreedor.

El proceso de las cuentas por pagar

El proceso de cuentas por pagar parece una tarea fácil, pero conlleva un escrutinio muy cuidadoso de las facturas porque el más mínimo error puede suponer enormes pérdidas para una empresa. De hecho, todas las empresas, especialmente las grandes y de larga duración, necesitan adoptar un sistema automatizado de cuentas por pagar para asegurarse de que el siguiente proceso se realiza con precisión.

1. Recepción de una factura

El primer paso es la recepción de la factura, que puede hacerse a través de varios canales como el correo electrónico, el fax o la mensajería.

2. Remitirla a la persona adecuada

Porque puede llegar por correo o a través de la empresa’El saldo de crédito en las cuentas por pagar representa la cantidad total que una empresa debe a sus proveedores, y debe remitirse a la persona adecuada, que puede ser el contableContableUn contable desempeña un papel muy importante en una organización, tanto si se trata de una empresa multinacional como de una pequeña empresa nacional., gerente, contableContableEl trabajo principal de un contable es mantener y registrar los acontecimientos financieros diarios de la empresa. Un contable es responsable de registrar y mantener las transacciones financieras de una empresa, como las compras, los gastos, los ingresos por ventas, las facturas y los pagos., o el especialista en cuentas por pagar, si existe tal cargo.

3. Introducción de datos

Una vez que llega a manos de la persona correcta, los detalles de la factura se introducen en un archivo, como una hoja de cálculo o un sistema contable, que se guarda.

4. Aprobación de facturas

La aprobación de las facturas es muy importante. Lo ideal es que, antes de realizar los pagos, cada factura pase por un rígido escrutinio para garantizar que todas las facturas son válidas y están autorizadas. De hecho, hay varios puntos que hay que comprobar específicamente, entre ellos:

    5. Emisión de cheques

    Una vez completados los pasos y la factura’se ha verificado, el contable crea los cheques y especifica el importe a pagar en cada cheque. Se cierran en sobres, se etiquetan con las direcciones correspondientes y se envían a los destinatarios previstos.

    Los pasos anteriores se dan en un sistema manual de cuentas por pagar. Debido a que es muy tedioso y consume mucho tiempo, con una alta probabilidad de errores, un sistema automatizado es muy recomendable.

    Características de un sistema de cuentas por pagar bien gestionado

    Un proceso de cuentas por pagar preciso da lugar a estados financieros precisos que, en última instancia, conducen al éxito de una empresa. Un sistema de cuentas por pagar bien gestionado presenta las siguientes características.

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