Qué es la conciliación?
La conciliación es el proceso de cotejar las transacciones que se han registrado internamente con los extractos mensuales de fuentes externas, como los bancos, para ver si hay diferencias en los registros y corregir cualquier discrepancia.
Por ejemplo, el registro interno de entradas y salidas de efectivo puede compararse con el extracto bancario para ver si los registros concuerdan entre sí. El proceso de conciliación confirma que el importe que sale de la cuenta se gasta correctamente y que ambos están equilibrados al final del período contable.
El proceso de conciliación
En la mayoría de las organizaciones, el proceso de conciliación suele estar automatizado, mediante el uso de software de contabilidadFree Accounting SoftwareEl software de contabilidad gratuito proporciona a las empresas, desde los propietarios únicos hasta las pequeñas y medianas empresas (PYMES), una solución rentable. Sin embargo, dado que algunas transacciones pueden no ser capturadas en el sistema, se requiere la participación humana para identificar tales diferencias inexplicables. Los pasos básicos para conciliar las transacciones son los siguientes:
1. Comparar la caja interna con el extracto bancario
El primer paso es comparar las transacciones en el registro interno y la cuenta bancaria para ver si las transacciones de pago y depósito coinciden en ambos registros. Identifique cualquier transacción en el extracto bancario que no esté respaldada por ninguna prueba.
2. Identifica los pagos registrados en la caja interna y no en el extracto bancario (y viceversa)
Es posible que haya ciertas transacciones que se hayan registrado como pagadas en la caja interna pero que no aparezcan como pagadas en el extracto bancario. Las transacciones deben deducirse del saldo del extracto bancario. Un ejemplo de este tipo de transacción es un cheque que se ha emitido pero que aún no ha sido compensado por el banco.
Una empresa puede emitir un cheque y registrar la transacción como una deducción de efectivo en la caja, pero puede pasar algún tiempo antes de que el cheque se presente al banco. En este caso, la transacción no aparece en el extracto bancario hasta que el cheque haya sido presentado y aceptado por el banco.
A la inversa, identifique los gastos que aparecen en el extracto bancario pero que no se han recogido en la caja interna. Algunos de los posibles cargos son los de las transacciones en cajeros automáticos, los gastos de impresión de cheques, los descubiertos, los intereses bancarios, etc. Los gastos ya han sido registrados por el banco, pero la empresa no los conoce hasta que recibe el extracto bancario.
3. Confirmar que los ingresos y depósitos de efectivo se registran en la caja y en el extracto bancario
La empresa debe asegurarse de que todo el dinero que entra en la empresa se registra tanto en la caja como en el extracto bancario. Si hay recibos registrados en el registro interno y que faltan en el extracto bancario, añada las transacciones al extracto bancario. Por lo tanto, las transacciones registradas en el extracto bancario y que faltan en la caja deben añadirse a la proyección de la caja.
4. Cuidado con los errores bancarios
Es posible que haya ciertas operaciones que se hayan registrado como pagadas en la caja interna pero que no aparezcan como pagadas en el extracto bancario. Las operaciones deben deducirse del saldo del extracto bancario. Un ejemplo de este tipo de transacción es un cheque que se ha emitido pero que aún no ha sido compensado por el banco.
Los errores deben sumarse, restarse o modificarse en el saldo del extracto bancario para reflejar el importe correcto. Una vez identificados los errores, se debe notificar al banco para que corrija el error por su parte y genere un extracto bancario ajustado.
5. Saldar ambos registros
El objetivo de hacer las conciliaciones es asegurarse de que el registro interno de caja coincide con el extracto bancario. Una vez identificadas y rectificadas las diferencias, los registros internos y externos deben ser iguales para demostrar una buena salud financiera.
Métodos de conciliación
La conciliación debe realizarse de forma regular y continua en todos los balancesBalance SheetEl balance es uno de los tres estados financieros fundamentales. Los estados financieros son clave tanto para la modelización financiera como para la contabilidad. cuentas como forma de garantizar la integridad de los registros financieros. Esto ayuda a descubrir omisiones, duplicaciones, robos y transacciones fraudulentas.
Existen dos formas de conciliar los registros financieros, a saber:
1. Revisión de documentos
El método de revisión de documentos consiste en revisar las transacciones o los documentos existentes para asegurarse de que la cantidad registrada es la que realmente se ha gastado. La revisión se lleva a cabo, en la mayoría de los casos, mediante un programa informático de contabilidad.
Por ejemplo, una empresa puede revisar sus recibos para identificar cualquier discrepancia. Al examinar los registros, la empresa descubre que los gastos de alquiler de sus locales se cargaron por partida doble. La empresa presenta una reclamación al propietario y se le reembolsa el importe cobrado de más. En ausencia de dicha revisión, la empresa’vo perdido dinero debido a un doble cobro.
2. Revisión analítica
La revisión analítica utiliza los niveles de actividad de las cuentas anteriores o la actividad histórica para estimar el importe que debe registrarse en la cuenta. Examina la cuenta de caja o el extracto bancario para identificar cualquier irregularidad, error en el balance o actividad fraudulentaLos principales escándalos contablesEn las dos últimas décadas se han producido algunos de los peores escándalos contables de la historia. Se perdieron miles de millones de dólares como resultado de estos desastres financieros..
Por ejemplo, la empresa XYZ es un fondo de inversión que adquiere al menos de tres a cinco empresas de nueva creación cada año. Para el año en curso, la empresa estima que los ingresos anuales serán de 100 millones de dólares, basándose en su actividad contable histórica. La empresa’Los ingresos actuales de la empresa son de 9 millones de dólares, lo cual es demasiado bajo en comparación con la empresa’s proyección.
Tras examinar la cuenta, el contable detecta un error contable por el que se ha omitido un cero al registrar los asientos. Al rectificar el error, los ingresos actuales ascienden a 90 millones de dólares, lo que se aproxima relativamente a la previsión.
Palabra final
La conciliación garantiza la exactitud de los registros contables, detectando errores de contabilidad y transacciones fraudulentas. Las diferencias pueden ser a veces aceptables debido al calendario de pagos y depósitos, pero cualquier diferencia inexplicable puede apuntar a un posible robo o mal uso de los fondos.
Recursos adicionales
Gracias por leer nuestro sitio web’Guía del proceso de conciliación. Para seguir avanzando en su carrera, los recursos adicionales de nuestro sitio web que aparecen a continuación le serán útiles: