Qué es una sala de datos?
Una sala de datos es un lugar seguro que se utiliza para almacenar datos privilegiados, normalmente para procedimientos legales o fusiones y adquisicionesFusiones Adquisiciones M&Un procesoEsta guía le lleva a través de todos los pasos del proceso de M&Un proceso. Conozca cómo se completan las fusiones y adquisiciones y los acuerdos. En esta guía, describiremos las transacciones del proceso de adquisición. Las salas de datos se utilizan para almacenar documentos, compartir archivos, proteger documentos confidenciales y realizar transacciones financieras. Existen dos tipos de salas de datos: salas de datos físicas y salas de datos virtuales.
En las fusiones y adquisiciones, la sala de datos suele establecerse en el vendedor’Un local comercial u oficina de la empresa, donde los compradores, los vendedores y los abogados que se encargan de las transacciones pueden reunirse para acceder a los documentos.
Sala de datos física
La sala de datos física también se conoce como due diligenceDue DiligenceLa due diligence es un proceso de verificación, investigación o auditoría de un posible acuerdo u oportunidad de inversión para confirmar todos los hechos relevantes y la información financiera, sala de datos. Se trata de un lugar físico establecido por el vendedor para almacenar los documentos esenciales que se necesitan durante una M&Una transacción. La sala de datos forma parte del proceso de diligencia debida; los compradores y los abogados que representan al comprador pueden acceder a ella antes de cerrar la transacción.
A menudo, el comprador necesita obtener toda la información posible sobre la empresa que va a comprar antes de cerrar el trato. Por lo tanto, el vendedor suele almacenar los documentos necesarios en una ubicación central que se supervisa continuamente y se asegura para limitar el acceso sólo a las personas autorizadas. A menudo, el vendedor permite el acceso a un postor/comprador a la vez, junto con su equipo de expertos, como forma de mantener la integridad de los documentos.
En las grandes transacciones de M&A que implican a muchos licitadores, los vendedores exigirán a los compradores que vuelen al país o a la región y estén disponibles durante todo el proceso. Dado que el proceso implica acoger a un gran número de compradores y expertos de alto nivel, el coste de funcionamiento de una sala de datos física suele ser elevado.
Para gestionar mejor los costes, la mayoría de los vendedores están recurriendo a salas de datos virtuales en las que los compradores y sus expertos pueden acceder a los documentos a distancia. Una sala de datos virtual es sustancialmente menos costosa en términos de tiempo y costes que una sala de datos física.
Sala de datos virtual
Una sala de datos virtual es una solución en la nube para asegurar y compartir información confidencial. Puede facilitar el proceso de diligencia debida de una M&Una operación o capital riesgoCapital riesgo es una forma de financiación que proporciona fondos a empresas emergentes en fase inicial con gran potencial de crecimiento, a cambio de capital o una participación en la propiedad. Los inversores de capital riesgo asumen el riesgo de invertir en empresas de nueva creación, con la esperanza de obtener importantes beneficios cuando las empresas se conviertan en un éxito. transacción permitiendo a los compradores potenciales acceder a los datos a través de una conexión segura a Internet. Las salas de datos virtuales están sustituyendo rápidamente a las salas de datos físicas debido a su rentabilidad, facilidad de acceso y medidas de seguridad.
Las características estándar de las salas de datos virtuales incluyen una Q&Una herramienta, notas, autenticación multifactor y permisos avanzados. Ante la creciente preocupación por la seguridad en línea, los proveedores de salas de datos virtuales están introduciendo mejoras de seguridad más sofisticadas para garantizar la integridad de los datos.
Cómo se utilizan las salas de datos virtuales
M&Una transacción
El uso más popular de las salas de datos virtuales es en las fusiones y adquisiciones. Los compradores a menudo necesitan acceder a grandes volúmenes de documentos confidenciales como parte del proceso de diligencia debida. Muchos de estos documentos son de carácter confidencial y deben almacenarse en un lugar seguro al que puedan acceder los licitadores.
Las salas de datos virtuales facilitan a los compradores la revisión y el intercambio de documentos sin tener que desplazarse hasta el vendedor’s oficinas. También abarata el proceso de revisión, ya que el comprador no necesita manejar grandes documentos en papel ni pagar el viaje de múltiples expertos para que examinen los documentos.
Procedimientos judiciales
Los procedimientos judiciales suelen implicar el manejo de grandes volúmenes de documentos. Algunos de estos documentos son altamente confidenciales y pueden perderse o ser robados fácilmente. El uso de salas de datos virtuales permite a los abogados, reguladores y otras partes interesadas acceder a los documentos de forma remota sin preocuparse de que los documentos sean robados.
Las salas de datos virtuales también entran en juego cuando un caso implica a equipos internacionales que trabajan en el mismo caso. Los equipos pueden acceder a todos los documentos necesarios desde un lugar central sin necesidad de desplazarse para acceder a algunos documentos. Cuando la integridad de estos documentos se ve amenazada, la parte emisora puede establecer los documentos como “ver solamente” limitar el acceso.
Oferta pública inicial (OPI)
Cuando una empresa emite una Oferta Pública Inicial (OPI)Una Oferta Pública Inicial (OPI) es la primera venta de acciones emitidas por una empresa al público. Antes de una OPI, una empresa se considera una empresa privada, normalmente con un número reducido de inversores (fundadores, amigos, familiares e inversores empresariales como inversores de capital riesgo o inversores ángeles). Al conocer lo que es una oferta pública inicial, se requiere una cantidad significativa de papeleo, ya que los abogados, los banqueros de inversión y otras partes deben firmar y verificar los documentos. El almacenamiento de estos documentos en una sala de datos virtual garantiza la seguridad y la integridad de los documentos e impide el acceso de terceros que no forman parte de la transacción. La empresa también puede garantizar que los competidores no accedan a estos documentos impidiendo su copia, impresión y edición.
Salas de datos físicas frente a. Salas de datos virtuales
Un gran número de empresas están pasando de las salas de datos físicas a las virtuales por las siguientes razones
Menores costes de instalación y funcionamiento
La gestión de una sala de datos virtual suele ser más barata, ya que lo único que necesita la empresa es un sistema informático seguro y el acceso a los documentos en línea. Con una sala de datos física, la empresa tendrá que alquilar un espacio físico y contratar a una empresa de seguridad para mantener la sala bajo vigilancia las 24 horas del día.
Además, cuando los posibles compradores vengan a revisar los documentos, la empresa incurrirá en un coste adicional al pagar su viaje, alojamiento y comidas. La implantación de una sala de datos virtual elimina todos los gastos anteriores, por lo que los costes operativos son menores.
Accesibilidad global
Una sala de datos virtual está alojada en Internet; cualquier persona del mundo puede acceder a los documentos. Da a los inversores de todo el mundo acceso a documentos vitales que les ayudarán a tomar una decisión informada.
La accesibilidad global también aumenta la competencia entre los compradores, ya que la empresa que se adquiere puede beneficiarse de la obtención de un precio más alto que el que puede ser posible cuando la competencia se limita a una ubicación geográfica específica.
Preservación de los documentos
Almacenar los documentos en una sala de datos virtual garantiza que la información se conserve de forma segura durante todo el tiempo que la empresa desee. Los documentos no se ven afectados por causas naturales como incendios y tormentas, como ocurre con las salas de datos físicas.
Mantener los documentos en salas de datos tradicionales somete a los documentos a un desgaste; los documentos se irán acumulando hasta un punto en el que será difícil acceder a los documentos de años anteriores.
Recursos adicionales
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