Días de deducción pendientes (DDO) – Visión general, cómo interpretar

Qué son los días de deducción pendientes (DDO)?

Los días de deducción pendientes (DDO) son una métrica clave o un indicador de rendimiento en la gestión de las deducciones que se utiliza para demostrar la eficacia de una empresa en la resolución de las deducciones. Se refiere al número de días que las cuentas por cobrarCuentas por cobrarCuentas por cobrar representa las ventas a crédito de una empresa, que aún no han sido cobradas a sus clientes. Las empresas permiten que los profesionales tengan que resolver una deducción pendiente. Para calcular la DDO, el importe de las deducciones abiertas se divide por el valor medio de las deducciones efectuadas en un determinado periodo de tiempo.

Con el tiempo, las disputas de los clientes suelen ser difíciles de seguir, investigar y resolver. Puede dar lugar a deducciones de clientes, lo que puede hacer que se pierdan muchos ingresosLos ingresos son el valor de todas las ventas de bienes y servicios reconocidas por una empresa en un periodo. Los ingresos (también denominados ventas o ingresos) y la reducción de los beneficios.

Para varias empresas, la pérdida de ingresos puede alcanzar millones de dólares al año. Por eso es importante el DDO. Calcula lo bien o mal que una empresa es capaz de resolver sus deducciones abiertas. El equipo de gestión de las deducciones puede entonces establecer las medidas necesarias para mejorar la situación.

Resumen

    Cómo interpretar los días de deducción pendientes

    Un DDO más bajo es siempre deseable, ya que muestra que el equipo de gestión de las deducciones es eficaz en la resolución de las deducciones abiertas en un tiempo ideal. Por el contrario, una DDO de mayor valor indica que el proceso de resolución de las deducciones es ineficaz y debe agilizarse más.

    Un mayor volumen de deducciones sin resolver también es un signo de deficiencias en la codificación, cooperación, investigación y resolución de las deducciones. Una organización con muchas deducciones sin resolver no será rentable.

    Causas de un DDO más alto

    1. Mala comunicación interna

    Si el intercambio de datos dentro de los equipos internos es inadecuado, el seguimiento de las deducciones se hace difícil. La documentación inadecuada de las hojas de operaciones empeora la situación, por lo que aumenta el tiempo de resolución de las deducciones.

    Algunas deducciones pueden no ser validadas y permanecer como deducciones abiertas debido a la falta de documentación. Para evitar este problema, una organización debería crear un repositorio central de documentos para garantizar una recuperación más fácil de los documentos y las hojas de operaciones relacionadas con las deducciones.

    2. Incongruencias en la facturación

    Un cliente puede no pagar porque el importe que figura en su copia de la factura es incorrecto. En estos casos, los clientes no deben ser víctimas del equipo de deducciones. Para evitar estos problemas, el equipo de facturación debe mantener una coordinación interna adecuada con el equipo de deducciones.

    3. Controles de calidad inadecuados

    Cuando los equipos de logística y cumplimiento no realizan los controles de calidad adecuados, puede producirse una falta de documentación. La falta de documentación, como cartas de porte, comprobantes de entrega y conocimientos de embarqueConocimiento de embarque negociableUn conocimiento de embarque negociable es un tipo de conocimiento de embarque. La carga es la acción de cargar un barco o buque con la mercancía. Un conocimiento de embarque negociable es, puede dar lugar a que los clientes presenten reclamaciones por daños, escasez y mala calidad de los productos. Como resultado, las deducciones permanecerán abiertas.

    Cualquier incongruencia de los equipos de logística y cumplimiento hace que la resolución de las deducciones abiertas sea muy difícil para el equipo de deducciones. Deben realizarse controles de calidad periódicos.

    Mejores prácticas para reducir el DDO

    A continuación se presentan algunas de las mejores prácticas para reducir el DDO de forma significativa:

    1. Mantenimiento de un repositorio central de datos

    Los documentos de respaldo de las deducciones, tales como el conocimiento de embarque, las hojas de negociación, el comprobante de entrega y los documentos de envío, deben tener una fuente única para facilitar al equipo de deducciones y a otros equipos la búsqueda de la información que necesitan. Mantener un repositorio central de datos también ayuda a facilitar la colaboración interna.

    2. Utilización de un predictor y un rastreador de la validez de las deducciones

    Los analistas suelen dedicar mucho tiempo a aislar las deducciones no válidas de las que sí lo son. Utilizando un predictor de validez de las deducciones, éstas pueden validarse automáticamente.

    3. Adoptar un flujo de trabajo electrónico

    La visibilidad de la comunicación interna entre el equipo de gestión de deducciones y otros equipos puede mejorarse mediante un flujo de trabajo estandarizado. Con un flujo de trabajo electrónico, hay menos necesidad de correos electrónicos aleatorios entre los equipos internos durante la gestión de pedidos.

    4. Automatización de la codificación de la razón

    El equipo de deducciones suele dedicar mucho tiempo a cotejar los códigos de motivo internos y de los clientes. Al automatizar todo el proceso, el equipo de deducciones podrá disponer de tiempo suficiente para centrarse en el análisis de las deducciones.

    5. Autocorrespondencia

    La autocorrespondencia puede realizarse creando plantillas predefinidas para diferentes escenarios de comunicación de correos electrónicos. Puede ayudar a facilitar la comunicación. También permite a los analistas centrarse en tareas más importantes, como el análisis de deducciones y la toma de decisiones de alto valor.

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