Documentos fuente – Visión general & Tipos de documentos contables

Qué son los documentos fuente?

Cada vez que una empresa realiza una transacción financiera, se genera un rastro de papel. Este rastro de papel se conoce en contabilidad como documentos fuente. Tanto si se extienden cheques para ser pagados, como si se realizan ventas para generar recibos, facturas de cobro Plantilla de factura (Word)Esta plantilla de factura (word) le servirá de guía a la hora de crear facturas de venta para llevar un registro de las transacciones.Los proveedores envían los comprobantes, o las horas de trabajo se registran en un empleado’s timesheet – Todos los documentos respectivos son documentos fuente.

Importancia de los documentos fuente

Los documentos fuente son, ante todo, importantes para la contabilidadQué es la contabilidad?La contabilidad implica el registro, de forma regular, de las transacciones financieras de una empresa. Con una contabilidad adecuada, las empresas son capaces de llevar a cabo el proceso contable, ya que sirven como prueba física de que una transacción financiera ha tenido lugar. Hoy en día, estos documentos no tienen que ser necesariamente una copia física en papel – pueden estar en un formato electrónico rastreable.

Además, los documentos fuente también son esenciales en el proceso de auditoría. Cuando las empresas se someten a una auditoría, el auditor’El acceso de la empresa a un rastro de papel claro y accesible de todas las transacciones aumenta la legitimidad e independencia general de la auditoría. Para reafirmar la exactitud de la empresa’En el caso de los saldos de las cuentas individuales, los auditores necesitan tener acceso a todos los documentos. En general, para que una empresa funcione mejor y aumente la transparencia, todos sus documentos fuente deben conservarse y almacenarse para futuras consultas.

Tipos comunes de documentos fuente

En su forma más simple, un documento fuente generalmente contiene la siguiente información:

    Los documentos más comunes son:

      Almacenamiento de documentos

      Toda la información generada a través de los documentos fuente debe registrarse adecuadamente en la empresa’El diario de la empresa, el software de contabilidad o los libros financieros. Después del registro inicial, todos los documentos deben ser conservados y organizados en un archivo y puestos en un sistema para que puedan ser recuperados en cualquier momento. También es importante dejar constancia de los procedimientos generales de control interno en los que se especifica quién de la empresa puede acceder y autorizar pagos, pedidos y otras transacciones.

      Originalidad de los documentos fuente

      En la mayoría de los casos, las fotocopias de los documentos fuente están legalmente permitidas. Según el Servicio de Revisión Interna de los Estados Unidos (IRS), siempre que estas fotocopias sean representaciones completas, legibles y precisas del documento original, son legalmente aceptables.

      Del mismo modo, la Agencia Tributaria Canadiense (CRA) acepta documentos escaneados siempre que los registros se produzcan y se conserven en papel o se almacenen en un formato electrónico accesible y legible. Aunque organizar y archivar estos documentos puede ser tedioso, dedicar el tiempo extra a mantener adecuadamente un rastro de papel y crear una forma fácil de acceder a estos documentos puede suponer un enorme ahorro de tiempo en el futuro, y también garantiza una mayor transparencia.

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