Qué es la función SUBTOTAL en Excel?
La función SUBTOTAL en Excel permite a los usuarios crear grupos y luego realizar otras funciones de Excel como SUM, COUNT, AVERAGE, PRODUCT, MAX, etc. Por lo tanto, la función SUBTOTAL en Excel ayuda a analizar los datos proporcionados.
Fórmula
SUBTOTAL = (método, rango1, [rango2 …rango_n])
Donde método es el tipo de subtotal que desea obtener
Rango1,rango2…range_n es el rango de celdas que desea subtotalizar
Por qué necesitamos usar SUBTOTALES?
A veces, necesitamos datos basados en diferentes categorías. Los SUBTOTALES nos ayudan a obtener los totales de varias columnas de datos desglosados en varias categorías.
Por ejemplo, dejemos que’s considere los productos de confección de diferentes tallas fabricados. La función SUBTOTAL le ayudará a obtener un recuento de diferentes tamaños en su almacén.
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Cómo utilizar la función SUBTOTAL en Excel?
Hay dos pasos a seguir cuando queremos utilizar la función SUBTOTAL. Estos son:
Sea’s entender esta función de Excel con la ayuda de un ejemplo. Utilizamos los datos proporcionados por un fabricante de prendas de vestir. Fabrica camisetas de cinco colores diferentes, i.e., Blanco, Negro, Rosa, Verde y Beige. Produce estas camisetas en siete tallas diferentes, i.e. 2, 4, 6, 8, 10, 12, 14. Los datos relevantes son los siguientes:
El gestor del almacén proporciona datos aleatorios. Ahora, para el análisis, necesitamos obtener el número total de camisetas de cada color que hay en el almacén.
Paso 1
En primer lugar, tenemos que ordenar la hoja de trabajo en función de los datos que tenemos que subtotalizar. Como necesitamos obtener los subtotales de las camisetas por colores, los ordenaremos en consecuencia.
Para ello, podemos utilizar la función SORT en la pestaña Datos.
Paso 2
El siguiente paso sería aplicar la función SUBTOTAL. Esto se puede hacer como se muestra a continuación:
Seleccione la pestaña Datos, y haga clic en SUBTOTAL.
Cuando hagamos clic en él, aparecerá el cuadro de diálogo Subtotal como se muestra a continuación:
Ahora, haz clic en la flecha desplegable del campo “En cada cambio en el campo:.” Ahora podemos seleccionar la columna que deseamos subtotalizar. En nuestro ejemplo’ll seleccionar Color.
A continuación, debemos hacer clic en la flecha desplegable de la función “Utiliza la función: campo.” Esto nos ayudará a seleccionar la función que deseamos utilizar. Hay 11 funciones disponibles. Tenemos que elegir en función de nuestras necesidades. En nuestro ejemplo’Seleccionaremos SUM para saber el número total de camisetas que hay en cada almacén.
A continuación, pasamos a “Añadir subtotal a: campo.” Aquí tenemos que seleccionar la columna en la que queremos que aparezca el subtotal calculado. En nuestro ejemplo, hemos’s seleccionamos Número de unidades en el almacén I y en el almacén II.
Después de eso, tenemos que hacer clic en Aceptar y obtendremos los siguientes resultados:
Como podemos ver en la captura de pantalla anterior, los subtotales se insertan como nuevas filas debajo de cada Grupo. Cuando creamos subtotales, nuestra hoja de trabajo se divide en diferentes niveles. Dependiendo de la información que desee mostrar en la hoja de trabajo, puede cambiar entre estos niveles.
Los botones de nivel en nuestro ejemplo son imágenes de los botones de los niveles 1, 2, 3, que se pueden ver en el lado izquierdo de la hoja de trabajo. Ahora supongamos que sólo quiero ver el total de camisetas que hay en el almacén de diferentes colores, podemos hacer clic en el Nivel 2.
Si hacemos clic en el nivel más alto (Nivel 3), obtendremos todos los detalles.
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Consejos para la función SUBTOTAL:
Consejo #1
Vamos a’Supongamos que queremos asegurarnos de que todos los colores de las camisetas están disponibles en todas las tallas en cualquiera de los almacenes. Podemos seguir estos pasos:
Paso 1: Haga clic en Subtotal. Recuerde que estamos añadiendo un criterio más a nuestros datos actuales de Subtotal.
Ahora,
Paso 2: Seleccione COUNT en el menú desplegable y Size en el menú “Añadir campo subtotal a.” A continuación, desmarque la casilla “Reemplazar los subtotales actuales.” Una vez que haga clic en Aceptar, obtendrá los siguientes datos:
Esto nos ayudará a asegurar que el recuento de las diferentes tallas y podemos ordenar los datos de tal manera que las repeticiones no están allí.
Consejo #2
Ordenar siempre los datos por la columna que usaremos para subtotal.
Consejo #3
Recuerda que cada columna que deseamos subtotalizar incluye una etiqueta en la primera fila.
Consejo #4
Si desea poner un resumen de los datos, desmarque la casilla “Resumen debajo de los datos al insertar Subtotal.”
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