Qué es la merma de inventario?
La pérdida de inventario se produce cuando el número de productos en stock es inferior al registrado en la lista de inventario. La discrepancia puede deberse a errores administrativos, a que las mercancías se hayan dañado o perdido, o a que hayan sido robadas desde el punto de compra a un proveedor hasta el punto de venta.
Cuando una empresa descubre una merma en su inventario, debe contabilizar cualquier discrepancia para conciliar los registros con el recuento físico del inventario. El principio de correspondencia exige que las mermas de inventario se registren como un gasto en el ejercicio económicoAño fiscal (AF)Un año fiscal (AF) es un período de tiempo de 12 meses o 52 semanas que utilizan los gobiernos y las empresas con fines contables para formular anual en el que se produjo para compararlo con los ingresos de ese año. Una cuenta de gastos de contracción se registrará en el coste de los bienes vendidos (COGS)El coste de los bienes vendidos (COGS) mide el coste directo incurrido en la producción de cualquier bien o servicio. Incluye el coste del material, la cuenta directa.
Cómo calcular las mermas de inventario?
Un negocio puede determinar el valor de la merma contando físicamente las existencias y determinando su valor, y luego restando el valor de las existencias del coste del inventario que figura en los registros contables. Dividir la diferencia por la cantidad de existencias registradas en los libros de contabilidad para obtener el porcentaje de merma de inventario.
Por ejemplo, supongamos que la empresa ABC posee 100.000 dólares de inventario registrado en sus libros de contabilidad para un período contable específico. Si la empresa realiza un inventario de existencias y encuentra que las existencias disponibles son de 95.000 dólares, el importe de la merma de existencias es de 5.000 dólares (100.000 dólares – $95,000). El porcentaje de merma es del 5% [ (5.000/100.000) x 100].
Causas de la pérdida de inventario
La Encuesta Nacional de Seguridad en el Comercio Minorista señala los siguientes cinco factores como las principales causas de la pérdida de inventario:
1. Robo en tiendas
El hurto se produce cuando un cliente sale de una tienda con más de lo que ha pagado en la caja. El robo en tiendas representa el 38% de las pérdidas de inventario, y superó al robo de empleados como la principal causa de pérdidas en la Encuesta Nacional de Seguridad en el Comercio Minorista de 2016. Aunque las tiendas aumenten la seguridad mediante el uso de cámaras de CCTV, etiquetas digitales y otros medios, algunos clientes siguen consiguiendo robar el inventario.
2. Robo de empleados
Aunque los empleados deberían estar al frente de la prevención de la pérdida de existencias, algunos empleados deshonestos pueden robar a sus empleadores. Los empleados pueden tomar una parte de las acciones de la empresa para compensar una cantidad que consideran mal pagada, infravalorada o infravalorada. Al estar dentro de la empresa, pueden encubrir rápidamente el robo de inventario.
En la mayoría de los casos, el empresario no se da cuenta de la desaparición de un producto de un gran stock de más de mil artículos. En cambio, el empresario/contable asumirá que el producto se perdió debido a errores administrativos durante el embalaje o al cargar las mercancías en un camión.
3. Errores administrativos
Aunque la mayoría de las empresas han pasado del papeleo a los métodos digitales de mantenimiento de registros, los errores administrativos y de papeleo siguen estando entre las principales causas de merma. Los errores administrativos pueden incluir errores de fijación de precios, reordenamientos accidentales, ceros faltantes o adicionales, o puntos decimales omitidos. Para reducir este tipo de errores, el inventario debe contarse físicamente y volver a contarse aunque la empresa se apoye en sistemas automatizados.
4. Fraude de proveedores
En las empresas con cadenas de suministro complejasCadena de suministroLa cadena de suministro es todo el sistema de producción y entrega de un producto o servicio, desde la fase inicial de obtención de las materias primas hasta la final, el inventario puede ser manejado en un momento dado por terceros que no forman parte de la empresa. El robo puede producirse durante el tránsito desde el proveedor’El personal de los almacenes de la empresa o de la carga y descarga de los productos. Las entregas deben contarse cada vez que entren o salgan de las instalaciones de la empresa y registrarse adecuadamente.
5. Causas desconocidas
A veces, el inventario puede desaparecer de las estanterías y no puede relacionarse con ninguna de las otras causas de pérdida de inventario. Las causas desconocidas representan alrededor del seis por ciento del total de la merma de inventario.
Cómo prevenir la pérdida de inventario?
1. Implantar un sistema de doble control
La primera medida que debe tomar una empresa para evitar la pérdida de inventario es implantar un sistema de doble control. Debe tener más de una persona asignada a las etapas importantes de la gestión del inventario, como la firma de las facturas, el registro de las existencias y la aceptación de las mismas.
Conseguir que una segunda persona verifique los registros ayuda a evitar la inexactitud y la omisión de detalles clave. Un sistema de doble control también ayuda a identificar las lagunas que pueden contribuir a la pérdida de existencias y a aplicar medidas para frenar el fraude.
2. Investigue a fondo a los posibles empleados
Antes de contratar a los empleados, una empresa debe investigar a los posibles empleados y hacer una comprobación de los antecedentes de los empleadosLa comprobación de los antecedentes de los empleados se refiere a una revisión de una persona’El historial de la empresa para recopilar sus antecedentes penales, financieros y comerciales. La comprobación de los antecedentes sirve para descartar a quienes tienen un historial de robo de inventario. La empresa debe ponerse en contacto con las referencias y los empleadores anteriores para conocer el comportamiento y la conducta general de un posible empleado.
Si un posible empleado demuestra un largo historial de conducta impropia, la empresa probablemente no debería contratarlo. Los empleados contratados deben recibir una formación rigurosa sobre cómo manejar el inventario adecuadamente y llevar a cabo el recuento de existencias.
3. Automatizar la gestión del inventario
La automatización del proceso de gestión del inventario puede ayudar a evitar errores y omisiones causados por los seres humanos. Un programa de software de gestión de inventarios dedicado ayudará a reducir la manipulación manual de las existencias y a recortar la pérdida de inventario.
El software responsabilizará a todas las partes implicadas en el proceso de gestión del inventario. Se rastreará la ubicación del inventario desde el punto de origen hasta el punto de venta, se contará el número de pulsaciones de teclas y se elaborarán registros de todos los usuarios que se hayan conectado al sistema.
4. Seguimiento de las mermas de inventario
Una organización debe hacer un seguimiento del porcentaje de pérdidas de inventario a lo largo del tiempo para calibrar si hay un aumento o una disminución de las pérdidas. El recuento del inventario debe compararse con los recuentos anteriores.
Si el porcentaje de pérdida desconocida ha disminuido con el tiempo, demuestra que la empresa’Las técnicas de gestión de inventarios de la empresa han reducido la pérdida de existencias. Sin embargo, si el porcentaje de pérdida de inventario aumenta con el tiempo, la empresa debe revisar las medidas que ha aplicado para identificar y corregir cualquier posible problema.
Datos del mundo real
Según la Encuesta Nacional de Seguridad de 2016, las empresas de Estados Unidos perdieron 45.2.000 millones de euros por pérdidas de inventario en 2015. La cantidad representó un aumento significativo con respecto a los 35 dólares.3.000 millones de euros registrados en 2008 durante la Encuesta Nacional de Seguridad en el Comercio Minorista (2008).
Según la encuesta de 2016, el hurto en tiendas y el robo por parte de los empleados fueron las mayores causas de pérdida de inventario. En 2008, el robo por parte de los empleados representó el 42.7%, mientras que los hurtos representan el 35.El 6% del total de las mermas de inventario.
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