Qué es una orden de compra?
Una orden de compra es un documento fuente comercialDocumentos fuenteEl rastro de papel de las transacciones financieras de una empresa se conoce en contabilidad como documentos fuente. Si los cheques son emitidos por una empresa’ departamento de compras cuando realiza un pedido a sus vendedores o proveedores. El documento indica los detalles de los artículos que se van a comprar, como los tipos de bienes, la cantidad y el precio. En términos sencillos, es el contrato redactado por el comprador al adquirir bienes del vendedor.
Pasos para pedirlo
1. El comprador crea una solicitud de compra
Antes de enviar la orden de compra al proveedor, el primer paso es crear una solicitud de compra. Se trata de un documento emitido dentro de la empresa para que el departamento de compras haga un seguimiento de las mercancías pedidas.
La solicitud de compra también ayuda a la empresa a llevar una cuenta de sus gastosGastosUn gasto es un tipo de gasto que fluye a través de la cuenta de resultados y se deduce de los ingresos para llegar a los ingresos netos. Debido a la. El pedido se crea sólo después de que la solicitud de compra sea aprobada por el gestor autorizado.
2. El comprador crea una orden de compra
Cuando se acuerdan los bienes que se deben comprar, se crea la orden de compra. La orden de compra indica la fecha del pedido, la información de envío FOBFreight on Board (FOB)Freight on Board (FOB), también denominado Free on Board, es un término de derecho comercial internacional publicado por la Cámara de Comercio Internacional (CCI)., términos de descuento, nombres del comprador y del vendedor, descripción de los bienes que se compran, número de artículo, precio, cantidad y número de pedido.
El número de pedido es un número único asociado a un determinado pedido. Sirve para dos propósitos. Uno de ellos es asegurarse de que las mercancías pedidas coinciden con las que se reciben. En segundo lugar, el número de la orden de compra se coteja con la factura para asegurarse de que se cobra al comprador el importe correcto de las mercancías.
3. El vendedor acepta (o rechaza) la orden de compra
En la parte inferior de la orden de compra hay una línea de puntos para que el responsable autorizado del vendedor firme el pedido. La orden de compra incluye todos los detalles de la transacción y lo que el comprador espera recibir. Una vez que el vendedor recibe la orden de compra, tiene derecho a aceptar o rechazar el documento. Sin embargo, una vez aceptada la orden de compra, se convierte en un contrato legalmente vinculante para ambas partes.
4. El comprador registra la orden de compra
Una vez realizado el pedido, la orden de compra permanece “abrir.” Una orden de compra abierta es una orden de compra en la que el pedido se ha realizado pero la mercancía aún no se ha recibido, o puede significar que sólo se ha recibido una parte del pedido. En cualquier caso, significa que la entrega de la mercancía no está completa.
Beneficios de las órdenes de compra
1. Evita la duplicación de pedidos
Las órdenes de compra aportan varios beneficios a una empresa. Lo más importante es que ayuda a evitar la duplicación de pedidos. Cuando una empresa decide escalar el negocio, las órdenes de compra pueden ayudar a hacer un seguimiento de lo que se ha pedido y a quién.
Además, cuando un comprador hace un pedido de productos similares, puede resultar difícil cotejar las facturas. La orden de compra sirve para comprobar las facturas que hay que pagar.
2. Seguimiento de los pedidos entrantes
Además, las órdenes de compra ayudan a realizar un seguimiento de los pedidos entrantes, y un sistema de órdenes de compra bien organizado puede ayudar a simplificar el inventarioInventarioEl inventario es una cuenta de activo corriente que se encuentra en el balance, y que consiste en todas las materias primas, los trabajos en curso y los productos terminados que un y el proceso de envío.
3. Sirve como documento legal
Las órdenes de compra sirven como documentos legales y ayudan a evitar cualquier disputa futura sobre la transacción.
Cómo utiliza el proveedor la orden de compra?
Los pedidos de compra juegan un papel importante en el proceso de gestión de inventarios. Cuando el proveedor reciba el pedido, tomará de su inventario los artículos enumerados en el pedido. La orden de compra ayuda a mantener un registro de las existencias disponibles y a identificar cualquier discrepancia entre los valores indicados en los registros y las existencias reales.
Además, el proveedor necesita la orden de compra para completar el pedido correctamente. El comprador también cobrará al proveedor en función de las condiciones de pago acordadas en el pedido.
Orden de compra frente a. Factura
La orden de compra es un documento generado por el comprador y sirve para pedir mercancías al proveedor. El factura, por otro lado, es generada por el proveedor y muestra cuánto debe pagar el comprador por las mercancías adquiridas al proveedor. El pedido es un contrato de venta, mientras que la factura es la confirmación de la venta.
Orden de compra frente a. Orden de venta
Mientras que la orden de compra muestra qué productos se han pedido al proveedor, la orden de venta es generado por el proveedor y enviado al comprador. Significa la confirmación o aprobación de la venta. Hoy en día, el proceso de la orden de compra ya no se realiza en papel, y el comprador suele enviar a sus proveedores una orden de compra electrónica. Para ello se utiliza el módulo de órdenes de compra del software ERP. Ayuda a agilizar el proceso de compra al tiempo que disminuye la posibilidad de error.
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