Qué son los riesgos de la hoja de cálculo?
Los riesgos de las hojas de cálculo existen incluso en las grandes empresas que utilizan estos programas. Aunque las hojas de cálculo están consideradas como una de las herramientas más importantes y potentes para las organizacionesTipos de organizacionesEste artículo sobre los diferentes tipos de organizaciones explora las distintas categorías en las que pueden encuadrarse las estructuras organizativas. Las estructuras organizativas y las empresas de las últimas décadas, que no’No hay que olvidar que las hojas de cálculo están sujetas a errores humanos. Además, pueden ser fácilmente alterados y manipulados, y suelen carecer de control interno.
Errores en las hojas de cálculo y su impacto
Las hojas de cálculo son cómodas de utilizar, sobre todo para los contablesGuía salarial de contabilidadEn esta guía salarial de contabilidad, le ofrecemos las cifras de remuneración medias de los empleados tanto de la contabilidad pública como de la privada. Los contables se encargan de examinar los estados financieros para garantizar su exactitud y el cumplimiento de las leyes y normativas vigentes, y se encargan de las tareas relacionadas con los impuestos, como el cálculo de los y otros profesionales de las finanzas. Sin embargo, las hojas de cálculo esperan que el componente humano del proceso de auditoría introduzca las unidades y las cifras en ellas. Dado que los humanos son propensos a cometer errores, se pueden cometer errores en las hojas de cálculo.
Existen básicamente tres categorías principales de errores en las hojas de cálculo, a saber
Los errores son el principio de los riesgos. Cuando estos errores se producen con frecuencia y se convierten en un hábito, el riesgo aumenta. A menudo, no se comprueban ni revisan los errores, lo que puede ser perjudicial para la empresa. De hecho, los errores en las hojas de cálculo se producen con mucha frecuencia, con una tasa estimada del 88%.
Ejemplos de riesgos de las hojas de cálculo
Para crear informes de hojas de cálculo que sean precisos y no contengan errores, es importante que los contables y propietarios de empresas entiendan los diferentes riesgos de las hojas de cálculo. Se explican a continuación:
1. Usuarios inexpertos
Mucha gente piensa que los conocimientos básicos en el uso de Microsoft Excel ya equivalen a los conocimientos en el uso de hojas de cálculo. Esto no es cierto, ya que el uso de las hojas de cálculo requiere una rígida formación no sólo para los auditores principiantesFirmas de asesoramiento de las 4 grandesLas 4 grandes firmas de asesoramiento son los principales actores del sector de la contabilidad pública. Las 4 grandes empresas de asesoramiento son KMPG, Deloitte, PwC y EY. pero también la formación continua para las actualizaciones. Los conocimientos y la experiencia mediocres pueden dar lugar a cálculos inexactos, al uso de fórmulas equivocadas e incluso a la vinculación con otras presentaciones de hojas de cálculo.
2. Insuficientes directrices para la preparación de hojas de cálculo
El uso de las hojas de cálculo debe ser preparado por los usuarios dotándose de los conocimientos adecuados. Por lo tanto, las organizaciones deben proporcionar una guía que explique cómo se utilizan las hojas de cálculo en el lenguaje más sencillo posible. Debe contener información e instrucciones sobre cómo utilizar el software de la hoja de cálculo.
3. Reciclaje de datos
Cortar y pegar es un hábito común de la gente. Aunque ahorra mucho tiempo y permite hacer más cosas en menos tiempo, no es’No siempre es una buena idea. Esto se debe a que, con el tiempo, las fórmulas pueden dañarse y modificarse, y los enlaces romperse, lo que puede dar lugar a informes inexactos.
4. Errores en las hojas de cálculo
Por muy bueno que sea un usuario a la hora de realizar cálculos en una hoja de cálculo, el riesgo de cometer errores sigue siendo alto debido a los factores humanos. Esto es especialmente cierto en el caso de las personas’Los empleados tienen el hábito de chatear, hacer frecuentes pausas para ir al baño, consultar el teléfono y otros hábitos.
5. Pérdida de datos
En muchos casos, se pierden muchos datos debido a averías y cortes de energía. En estos casos, se pierden horas de introducción de datos en un abrir y cerrar de ojos, haciendo que el contable tenga que rehacer todo desde el principio, perdiendo tiempo y recursos.
Cómo afrontar los riesgos de las hojas de cálculo
Al igual que otras formas de riesgo, los riesgos de las hojas de cálculo deben abordarse para minimizarlos o eliminarlos de una vez por todas.
1. Formación y desarrollo continuo
Como ya se ha mencionado anteriormente, los programas de formación son necesarios para todas las empresas que utilizan hojas de cálculo en sus informes. Esta formación debería impartirse a todos los usuarios del software, ya sean principiantes o veteranos en el proceso. Se debe realizar una formación periódica para asegurarse de que todo el mundo está al día de los cambios y las nuevas tendencias en el uso de las hojas de cálculo.
2. Seguridad de los datos
Hay que establecer contraseñas para asegurar los informes de las hojas de cálculo y restringir el acceso sólo a la empresa’s contables. Para abordar el reciclaje de datos y la entrada de datos, se aconseja que los cálculos comerciales se mantengan separados de los datos de entrada.
También debe haber la presencia de opciones de validación de datos que ayuden a los contables y auditores a restringir la entrada de datos si no están autorizados.
3. Copias de seguridad de datos
La pérdida de datos puede evitarse guardando constantemente el informe de la hoja de cálculo a medida que el contable avanza en su trabajo. Además, los archivos deberían guardarse siempre en la red y no sólo en el escritorio para asegurar una copia de seguridad en caso de que alguna de las máquinas falle.
4. Software de buena calidad
Las empresas deberían invertir en un software de hoja de cálculo de buena calidad. Los más caros pueden costar más a la empresa, pero suele ser un gasto puntual que puede recuperarse creando informes precisos.
Palabra final
Los riesgos de las hojas de cálculo son reales y plantean grandes problemas a las empresas y organizaciones si no se resuelven. Con las hojas de cálculo, tanto los humanos como las máquinas trabajan juntos para crear informes empresariales precisos.
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