Qué es el hurto de efectivo?
El hurto de efectivo se refiere al acto de robar dinero en efectivo que ya ha sido registrado en los libros de contabilidadGuía de ContabilidadT Si quieres una carrera en contabilidad, ContabilidadT puede ser tu nuevo mejor amigo. La Cuenta T es una representación visual de las cuentas individuales durante un periodo específico. Este fraude es perpetrado por un empleado, sin el consentimiento o conocimiento del empleador. El latrocinio suele producirse en la caja registradora, en el punto de recogida de efectivo o en los depósitos en tránsito. Sin embargo, esta forma de robo es detectable si la empresa mantiene registros de efectivo precisos, y puede identificarse durante las conciliaciones de efectivo.
La mayoría de las empresas tienden a pasar por alto el hurto porque los empleados tienden a robar pequeñas cantidades que pueden no tener un efecto significativo en los ingresos globalesIngresos por ventasLos ingresos por ventas son los ingresos que recibe una empresa por sus ventas de bienes o la prestación de servicios. En contabilidad, los términos ventas y. Sin embargo, cuando se permite que la práctica continúe, las pequeñas cantidades pueden sumarse hasta convertirse en cantidades materiales que empujarán a la empresa a una situación financiera difícil.
Robo de dinero en efectivo frente a. Descremada
Robo de efectivo y skimmingFraude de skimmingEs un tipo de delito de cuello blanco que consiste en tomar el efectivo de una empresa antes de introducirlo en el sistema contable. son dos tipos comunes de fraude que son perpetrados por la empresa’s empleados. Difieren en el tiempo de ocurrencia. Mientras que el hurto de efectivo implica la sustracción de efectivo que ha sido registrado en el empresario’En el caso de los libros de caja, el desvalijamiento se refiere al robo de dinero que no ha sido capturado en el empresario’s libros de cuentas o sistema contable.
El latrocinio suele ser más fácil de detectar que la sustracción porque los fondos robados ya se han capturado en el sistema contable y, por lo tanto, dejan un rastro de auditoríaInforme del auditorUn auditor independiente’El informe de la empresa es un dictamen oficial emitido por un auditor externo o interno sobre la calidad y la exactitud de los datos que pueden descubrirse durante las conciliaciones y las auditorías de caja.
Tipos de robo de efectivo
Existen varios tipos de hurto de efectivo que los empleados utilizan para robar dinero en efectivo a un empleador. Incluyen:
1. Robo de efectivo de la caja registradora
Un alto porcentaje de robos de efectivo por parte de los empleados se produce en la caja registradora (o en puntos alternativos de recogida de efectivo, como los cajones) porque es allí donde se almacenan el efectivo y los recibos. Cuando el dinero va de un lado a otro, el empleado puede coger algo de efectivo y metérselo en los bolsillos cuando nadie le está mirando.
El empleado también puede esperar una oportunidad cuando hay menos actividad en la caja registradora para abrir la caja y hurgar para sacar algunos billetes. Sin embargo, dado que el empleado roba el efectivo que ya ha sido registrado en la caja registradora, un desequilibrio entre el efectivo registrado y el efectivo almacenado indica posibles casos de fraude.
2. Reversión de transacciones en efectivo
Después de robar dinero al empresario, algunos empleados pueden invertir ciertas transacciones como forma de ocultar el hurto de efectivo. Lo consiguen registrando devoluciones fraudulentas y anulaciones falsas como forma de disminuir el importe del saldo de caja que se refleja en el registro de la caja registradora.
Por ejemplo, después de robar el efectivo recibido por un cliente como pago por la compra de un producto, el empleado puede destruir los recibos que reflejaban la transacción. Para ocultar el hurto, el empleado puede volver a la caja registradora y anular la transacción que ha sido introducida en el momento de la compra. Anular la transacción sirve para disminuir el saldo que aparece en el registro de la caja registradora para que sea igual al efectivo disponible.
3. Alterar los recuentos de efectivo
Los empleados pueden tener la oportunidad de alterar el recuento de efectivo si son los encargados de registrar los pagos en efectivo y conciliar el efectivo en mano y el capturado en el registro de la caja registradora. Les da la oportunidad de conciliar la caja registradora con una cifra que oculta sus huellas de robo, lo que les permite robar sin que se note.
Lo ideal es que el empleado que se ocupe de la caja registradora no sea la misma persona encargada de verificar el efectivo en caja y la cantidad anotada en el registro de la caja registradora, ya que esto crea un resquicio para robar dinero.
4. Escribir cheques personales para cubrir el robo
Este tipo de robo de efectivo consiste en cubrir el saldo de caja con un cheque personal como forma de conciliar la diferencia de efectivo. Esta práctica tiene como objetivo ocultar el déficit de efectivo al conciliar la caja registradora con el efectivo en mano. Sin embargo, el empleado se enfrenta al riesgo de que el cheque sea desenmascarado cuando un auditor revise el rastro de efectivo. Además, cuando se cobre el cheque, éste contrarrestará el efectivo que se había llevado, o rebotará y alertará al empresario de la trama en la que está involucrado el empleado.
5. Destruir los registros de la caja registradora
Si los empleados no pueden cuadrar el efectivo registrado en la caja registradora y el efectivo recibido, pueden recurrir a la destrucción de los registros de la caja registradora para evitar verse implicados en un delito. La destrucción de los registros impediría al empresario o a los auditores revisar los registros para identificar cualquier discrepancia con el efectivo recibido.
Prevención del hurto de efectivo
A continuación se exponen algunas de las medidas que los empresarios pueden adoptar para evitar el robo de efectivo:
1. Separación de funciones
Los empleadores deben tener una estructura organizativa clara que separe las funciones asignadas a los empleados. Lo ideal es que no se dé a cada empleado el control de toda una transacción contable, ya que esto aumenta el riesgo de fraude. Por ejemplo, cuando un empleado se encarga de registrar los pagos en efectivo, depositar el efectivo y las conciliaciones, se presenta una oportunidad fácil de beneficiarse fraudulentamente. Algunas de las funciones que deben separarse son las entradas de efectivo, los desembolsos de efectivo, las conciliaciones bancarias, los recuentos de efectivo, la contabilización de depósitos, etc.
2. Rotación de asignaciones y vacaciones obligatorias
Cuando un empleado realiza ciertas funciones de forma continua, puede sentirse demasiado cómodo y empezar a encontrar formas de manipular el sistema en su beneficio. Esto se aplica principalmente a los empleados que participan en la recepción de pagos en efectivo, el registro de pagos, las autorizaciones de pago y las conciliaciones de efectivo. El empleador debe contar con un sistema que rote las tareas realizadas por empleados específicos, para reducir las incidencias de fraude.
El empresario también debe imponer unas vacaciones obligatorias a los empleados para que puedan revisar su rendimiento y determinar si están implicados en alguna forma de manipulación de efectivo o fraude financiero. Cuando el empleado está ausente, el empresario puede asignar a otro empleado para que realice esa función y así garantizar la continuidad de las operaciones de la empresa.
3. Recuento sorpresa de efectivo y supervisión de procedimientos
Otra forma de prevenir el robo de efectivo es realizar recuentos de efectivo por sorpresa para detectar cualquier incidencia de fraude. Los recuentos de efectivo por sorpresa ayudan a inculcar la disciplina entre los empleados, ya que tendrán miedo de que el empresario desenmascare sus artimañas. El recuento de efectivo debe dirigirse a todos los procesos de manejo de efectivo, desde los recibos hasta los depósitos bancarios. Además, los empleados que participan en estas funciones críticas deben ser supervisados directamente, y el supervisor debe aprobar cualquier reembolso o anulación.
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