Qué es la pérdida de datos?
La pérdida de datos es un incidente en el que los datos se destruyen, se borran, se corrompen o se vuelven ilegibles para los usuarios y las aplicaciones de software. Un incidente de pérdida de datos puede ser intencionado o accidental.
La pérdida de datos provoca que algunos o todos los elementos de los datos queden inutilizados por el propietario o su correspondiente aplicación de software. Los datos pueden perderse en el almacenamiento, la transmisión, el procesamiento o la red. El robo o la pérdida de un dispositivo que contiene datos se considera parte de la pérdida de datos.
Resumen
Causas comunes de la pérdida de datos
A continuación se describen las principales causas de pérdida de datos:
1. Errores humanos
El error humano es la causa principal de la mayoría de las pérdidas de datos en las empresas, ya que los seres humanos no son perfectos por naturaleza. El día a día de una empresa implica una gran manipulación de los datos mediante su escritura, edición, actualización y eliminación, procesos que son propensos a errores por parte de los usuarios. El uso frecuente y abundante de los datos da lugar a los siguientes errores humanos:
Los archivos borrados accidentalmente pueden ser irrecuperables si no hay una copia de seguridad. Por lo tanto, es primordial establecer procedimientos adecuados de flujo de trabajo que incluyan el guardado regular del trabajo y estrategias de copia de seguridad sistemática de los datos.
Un disco duro dañado puede corromperse fácilmente y volverse inaccesible, impidiendo el acceso a todos los datos. El daño es menor si el incidente se produce cuando un portátil está apagado. Un accidente estrechamente relacionado es dejar caer un dispositivo de soporte de datos al agua, lo que provoca una inmersión completa, el deterioro de la máquina y una pérdida de datos casi segura.
2. Robo
La pérdida de datos por robo suele producirse cuando se roba un dispositivo de almacenamiento de datos, como un ordenador portátil. Los ordenadores portátiles se roban a un ritmo alarmante, lo que significa que la pérdida de datos por robo puede ser bastante elevada. Los ordenadores portátiles son móviles y suelen salir de las instalaciones seguras de la empresa, lo que aumenta la vulnerabilidad al robo.
Por lo general, los datos de un portátil pueden ser mucho más valiosos que el propio dispositivo portátil, de modo que el coste de sustituir los portátiles no es elevado en comparación con el coste de sustituir los datos robados. Sin embargo, si los datos están encriptados, pueden ser robados pero no se puede acceder a ellos. Además, los datos también pueden ser robados digitalmente a través de la piratería y el malware.
3. Corrupción informática
El mal funcionamiento del software es otra de las principales causas de pérdida de datos. Cualquier aplicación utilizada para solicitar datos puede fallar, provocando la pérdida o corrupción de datos. El fallo del software también puede ocurrir en el software de edición de archivos cuando se actualizan varios archivos, en los que algunos no se guardan o se actualizan y posteriormente se borran. Los datos también pueden perderse del mismo modo durante la realización de una copia de seguridad.
Los errores más comunes en las copias de seguridad incluyen el fallo del sistema para crear copias de archivos y la incapacidad para detener el borrado automático de archivos. El software antivirus también puede eliminar los datos si los lee erróneamente como malware. También pueden producirse errores durante la conversión de los formatos de los archivos, lo que provoca la corrupción y la pérdida de datos.
4. Virus informáticos
Los virus informáticos pueden infiltrarse y dañar los datos almacenados en los discos duros y los sistemas de red de la empresa. Los virus pueden robar, corromper, encriptar o borrar datos importantes. También pueden infiltrarse en toda una organización’El sistema de red de la empresa y la afectación del funcionamiento del hardware del ordenador.
Los virus informáticos suelen incluir malware, como el ransomware. El ransomware amenaza con bloquear el acceso a los datos o exponerlos públicamente si no se paga un rescate. Los ataques de correo electrónico a través de la suplantación de identidad pueden robar y dañar los datos, lo que conlleva la pérdida de información y funcionalidad. Un software antivirus capaz y actualizado es una solución rápida a los virus informáticos.
5. Deterioro del hardware
El hardware que contiene o mantiene los datos puede funcionar mal con facilidad, provocando una pérdida de datos irrecuperable. Las razones del deterioro del hardware pueden ser internas o externas. Los dispositivos de almacenamiento de datos, como los discos duros, son propensos a la destrucción por fallos físicos o mecánicos. Los fallos pueden ser consecuencia de un mal uso o una mala manipulación de los dispositivos.
Los discos duros son propensos a dañarse por sobrecalentamiento, agua e incendio, fallos de alimentación, mal manejo humano o conexión inadecuada. Además, el hardware puede funcionar mal debido a la corrupción del firmware, el fallo del cabezal de lectura/escritura y la corrupción de sectores defectuosos. Los dispositivos también pueden fallar o volverse ineficaces debido al paso del tiempo o al envejecimiento gradual de todos o algunos de sus componentes.
6. Desastres naturales
Las catástrofes naturales tienen un índice de prevalencia más bajo como causa de pérdida de datos debido a su escasa ocurrencia. Las catástrofes naturales que pueden provocar la pérdida de datos son las inundacionesSeguro de hogarSeguro de hogar se refiere a un tipo de seguro de propiedad que cubre los daños a la propiedad, las pertenencias personales y la responsabilidad personal, los terremotos, los huracanes, los ciclones, los incendios naturales y los rayos.
7. Fallos en el suministro eléctrico
Una interrupción en el suministro de energía o un apagón eléctrico mientras un usuario está preparando un documento podría provocar una pérdida de datos si no se guardan sistemáticamente. Las operaciones de recuperación automática pueden recuperar con éxito la parte guardada de los datos sólo.
Los fallos de alimentación repentinos también pueden dañar el hardware y el sistema operativo y provocar la pérdida de datos. Los ordenadores pueden desarrollar problemas de reinicio, lo que provoca la imposibilidad de acceder a los datos. Los cambios bruscos de tensión (normalmente un aumento de la misma) pueden dañar el hardware del ordenador y provocar la pérdida de datos.
Consecuencias de la pérdida de datos
Puede ser costoso prevenir la pérdida de datos en términos de recursos, formación e investigación. El coste merece la pena, ya que las consecuencias de sufrir una pérdida de datos pueden ser catastróficas. A continuación se exponen algunos de los costes y consecuencias de la pérdida de datos para las organizaciones:
1. Las funciones empresariales pueden quedar destruidas
Los datos son la columna vertebral de la empresa y hacen que las operaciones diarias sean fluidas. La pérdida de datos puede afectar a la funcionalidad de una entidad o a ciertas partes de la misma debido a cuellos de botella y a la asignación de recursos. Habrá que desviar tiempo y recursos para hacer frente al incidente de la pérdida de datos en términos de recuperación, lo que conlleva graves problemas operativos.
2. Deterioro de la reputación de la empresa
La reputación de una empresa puede verse afectada por la pérdida de datos. Es esencial comunicar un incidente de pérdida de datos a los clientes, pero puede provocar inadvertidamente una falta de confianza y descontento. Posteriormente, puede hacer que otros clientes lleven su negocio a otra parte.
El descontento de los clientes se agranda si los datos perdidos incluyen datos de clientes. La reputación del negocio se ve comprometida debido a la percepción de los clientes de falta de fiabilidad y negligencia por parte de la empresa. El éxodo masivo de clientes es un riesgo potencial que puede cerrar el negocio. Reconstruir las relaciones dañadas con los clientes requerirá mucho tiempo y recursos, ya que la pérdida de datos puede perseguir a la empresa durante años.
3. Implicaciones financieras
Los datos sustentan las operaciones de la empresa, y si se pierden, significa que la empresa pierde no sólo su capacidad de ganar dinero, sino también los medios para operar. Dado que los recursos financieros también se canalizan hacia la recuperación de datos, las finanzas de la empresa pueden verse afectadas hasta el punto de consumir fondos no presupuestados y reducir las reservas. La pérdida de datos puede llevar a una empresa a la quiebra.
4. Efectos en la productividad
La productividad de los empleados se ve gravemente afectada al perderse los datos utilizados en el trabajo diario. Además, los datos son necesarios para tomar decisiones, y la función de toma de decisiones también se ve reducida debido a la pérdida de datos.
5. Consecuencias legales
La pérdida de datos expone a la empresa a diversas acciones legales y demandas. La pérdida de datos de los clientes conlleva posibles multas del regulador por no respetar las leyes y reglamentos de protección de datos. Los clientes también pueden demandar a una empresa en caso de pérdida de datos de clientes. Todas estas medidas legales pueden afectar a la recuperación general de una empresa tras un evento de pérdida de datos.
Cómo prevenir la pérdida de datos?
Hay varias formas de prevenir la pérdida de datos, incluyendo varias estrategias comunes para particulares y empresas. También se puede poner en marcha una estrategia de prevención de pérdida de datos (DLP) como plan para gestionar los eventos de pérdida de datos. A continuación se presentan varias estrategias que se pueden implementar.
1. Copia de seguridad
La copia de seguridad de los datos es la principal estrategia de prevención de datos que todo usuario debería adoptar. Significa mantener al menos una copia de sus datos en un medio separado, como la nube, un servidor externo o un disco duro externo. Deben realizarse comprobaciones continuas para ver si los datos no están corruptos o son accesibles a personas no autorizadas. Office 365 y G-Suite son excelentes aplicaciones de computación en la nube para el respaldo de datos.
2. Cortafuegos y antivirus
La instalación de un cortafuegos y un software antivirus es esencial para proteger y evitar que las amenazas maliciosas accedan a los datos sensibles. Las dos medidas actúan como defensas del software malicioso como el malware y otros virus informáticos que pueden vulnerar los datos de la empresa. Sin embargo, los cortafuegos y antivirus deben adaptarse al nivel de amenaza de la organización y a sus requisitos de seguridad. Además, deben actualizarse constantemente.
3. SAI para la prevención de cortes de energía
La instalación de un sistema de alimentación ininterrumpida (SAI) puede evitar la pérdida de datos en caso de subidas y bajadas de tensión. Permite guardar correctamente los documentos y cerrar el sistema de la aplicación sin riesgo de pérdida de datos.
4. Estrategia de prevención de la pérdida de datos
La prevención de la pérdida de datos (DLP) son herramientas y procesos que se utilizan para evitar la pérdida de datos, el uso indebido o el acceso no autorizado. El software de DLP define las categorías de prioridad de los datos, desde los críticos y sensibles hasta los generales de bajo riesgo. También explica la política de datos y las infracciones y se guía por las normas y directrices de seguridad de los datos.
La DLP también establece medidas de protección, como el cifrado, y la supervisión y el control de las actividades de los puntos finales. También proporciona pautas de auditoría y de información para identificar las debilidades en la seguridad de los datos y las violaciones de la seguridad de los datos, respectivamente. Microsoft Office 365 Data Loss Prevention y McAfee Total Protection for Data Loss Prevention son planes notables para DLP.
5. Plan de recuperación de desastres
Las organizaciones también pueden establecer un Plan de Recuperación de Desastres (DRP) si se produce una pérdida de datos. Un DRP establece los procedimientos que deben llevarse a cabo en caso de producirse un incidente, lo que puede minimizar los daños y aumentar las perspectivas de recuperación de los datos perdidos.
6. Otras medidas preventivas
Otras medidas son mantener los ordenadores portátiles y otros dispositivos de datos en un entorno seco y sin polvo para evitar el sobrecalentamiento y los efectos de la humedad de los dispositivos electrónicos. Definir los niveles de acceso a los distintos tipos de datos para los diferentes empleados también garantiza que determinados empleados no puedan acceder a información que no necesitan conocer. Una empresa también puede utilizar el almacenamiento RAID y un sistema de archivos de diario para proteger los datos contra fallos de software y hardware.
Recuperación de datos
La solución más eficaz a la pérdida de datos es un buen sistema de copias de seguridad, ya que aumenta las posibilidades de recuperación de los datos. La recuperación de datos la realizan sobre todo empresas especializadas que examinan el hardware de almacenamiento para recuperar los datos borrados y también intentan restaurar los datos corruptos mediante procesos especializados. Gestionan laboratorios de datos para llevar a cabo ese trabajo especializado. La recuperación depende del tipo de soporte de almacenamiento, de la seguridad y de un sistema eficaz de copias de seguridad.
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